REFERAT AF
BESTYRELSESMØDE I GRUNDEJERFORENINGEN SEJER STRANDE
Lørdag den 9. oktober 2021 kl. 14.00 – 16.30
| Deltagere: | Anna Hallgren | #72 | Formand |
| Niels Jacob Hansen | #17 | Næstformand | |
| Ulla Lundsmark | #45 | Kasser | |
| Vibeke Graulund | #68 | Bestyrelsesmedlem – deltog via Teams | |
| Anders Vesterdahl | #52 | Bestyrelsesmedlem – deltog via Teams | |
| Preben Skovbjerg (referent) | #1 | Aktiv suppleant |
1. 1. Valg af referent
Preben blev valgt.
2. 2. Vedligeholdelse af anlæg og fællesarealer
2.1.1 a. Drænrør og pumper
Vi har fået opsat og installeret de to nye pumper og rørforbindelser mellem pumpebrøndene. Niels Jacob og Preben er sat op som modtagere af alarmer. Anders bliver tilføjet som modtager. Det er glædeligt, at vi har kunnet holde os inden for budgettet.
Niels Jacob kontakter pumpe-leverandøren for at få deres anbefaling til den fremtidige drift- og vedligeholdelse.
Anders vil ringe til Dennis fra Alex Slamsugning og bestille ham til at spule drænrør under fælles veje. Når vi har tidspunktet, skal vi have skrevet til medlemmerne pr. e-mail og fortælle dem, at de mod betaling kan få spulet deres private dræn ved samme lejlighed. Anders laver udkast til info til medlemmerne og sender det til Niels Jacob for kommentarer. Anna sender ud til medlemmerne.
2.1.2 b. Grusveje
Der er lavet støvbinding i sommer, og nu udestår opretning af grusvejen og reparation af asfaltstykket. Fordi vi er så sent på året, er det nødvendigt af feje nedfaldne fyrrenåle og blade af vejen inden opretningen. Desuden skal der flyttes en bunke vejgrus, som pt. er deponeret udfor #4, så vi får en ekstra udgift på 2.200 kr. ekskl. moms / 2.750 kr. inkl. moms.
Anna gør opmærksom på at græskanter i siden af grusvej skal reguleres, så regnvand kan løbe af vejen. Ellers dannes der pytter som medfører huller i vejen.
Anna foreslog, at vi næste år indhenter 2-3 tilbud på vejarbejder, fx den entreprenør, der laver arbejdet på nogle af nabovejene. Anna sender kontaktoplysninger til Vibeke.
Der er herefter grønt lys til at iværksætte arbejdet.
2.1.3 c. Asfaltstykke ved Gnibenvej
Det blev på GF 2021 vedtaget et budget på 15.000 kr. til reparation af huller i asfaltstykket og opretning af kanten på det nederste stykke. Da hullerne er blevet flere og større siden modtagelse af tilbud, er der en meromkostning på 3.750 kr. inkl. moms i forhold til det godkendte budget.
Asfaltstykket og færdiggørelsen af grusvejen kan udføres i oktober 2021.
Vibeke iværksætter.
2.1.4 d. Badebro
Badebroen er taget ned og er klar til opsætning næste år. Stor tak til badebros-teamet!
Herefter kort drøftelse vedrørende badebroen. Spørgsmålet drøftes videre ved næstkommende bestyrelsesmøde.
2.1.5 e. Fællesområde, inkl. bomanlæg, bænke, fællestavle, vejskilte, hvide sten etc.
Anna køber 2-4 stolper a la dem Skov- og Naturstyrelsen bruger til opsætning af piktogrammer med parkering forbudt og lignende. Stolperne placeres ved bommen og fællesarealet og erstatter de gamle skilte. Anna vurderer, om metalskilt ud for #1 og 2 bør udskiftes eller fjernes og ser samtidig på, om det giver mening af flytte skiltet med hastighedsbegrænsning fra indkørslen til Bülowsvej og ned til ca. indkørslen til #4.
2.1.6 f. Drift og vedligeholdelsesskema
Anna havde udsendt et skema med status før bestyrelsesmødet.
Det besluttes, at bestyrelsen én gang om året går en tur igennem området og vurderer, hvad der trænger til vedligeholdelse.
3. 3. Hjertestarter
3.1.1 a. Etablering
Anna har talt med Trygfonden, der fortæller, at det er montørerne, der skal kontakte hende for aftale om opsætning. Anna har ikke hørt fra montøren og rykker i den kommende uge.
3.1.2 b. Kursus
Der indkaldes til deltagelse i kursus så snart Trygfonden har givet besked herom.
4. 4. Aktivitetskalender
4.1.1 a. Opdatering
| Pumper, udskiftning | September |
| Dræn, spuling | November |
| Veje (ekskl. Støvbinder) | Oktober |
| Badebro, nedtagning | September |
| Hjertestarter, lev. & mont. | November |
| Hjemmeside, opdatering mm. | Løbende |
| Forskønnelsesprojekt, fællesarealet | Løbende.Træpæle med piktogrammer Inden 1. april 2022 |
5. 5. Deklarationer/servitutter, vedtægter og ordensregler
Niels Jacob har fundet et juridisk responsum, som en nabogrundejerforening har fået udarbejdet. Ifølge det skal bestyrelsen tage henvendelser fra medlemmer alvorligt. Men bestyrelsen skal ikke på egen hånd være opsøgende i forhold til at se om servitutter m.m. bliver overholdt. Hvis der kommer en officiel henvendelse fra et medlem, tages sagen op i bestyrelsen.
Anna ønsker som formand at kunne være opsøgende så vidt det er et emne som drejer sig om trafiksikkerhed.
6. 6. Ansvars- og opgavefordeling
Opdatering
| Pumper og dræn | Niels Jacob og Anders |
| Veje | Vibeke og Preben |
| Badebro | Anders |
| Forskønnelse | Anna og Vibeke |
| Hjemmeside | Anna og og Preben |
| Økonomi | Ulla |
| Hjertestarter | Anna |
7. 7. Forslag og kommentarer fra medlemmerne
7.1.1 a. Samtykke til udsendelse af adresseliste (GDPR) (GF2020)
Ulla sender løbende forespørgsler ud til nye medlemmer.
7.1.2 b. Besøg af en indbrudsekspert
(bo Trygt / Nabohjælp) Esben, #7, koordinerer (GF2020)
Forventes afholdt i sommerhalvåret 2022
7.1.3 c: Registrering af Sejer Strande på Odsherred Kommunes hjemmeside – forslag stillet af Preben, #1
Anna ønsker ikke at vi registreres på Kommunens hjemmeside. Dels fordi vi nemt kan findes på internettet af dem som måtte ønske det. Og dels på grund af at en tilmelding kan medføre en del reklamer og ikke relevante kontakter, som vi som bestyrelse ikke er interesserede i. Der var ingen indsigelser til Annas synspunkt.
8. 8. Kommunikation
8.1.1 a. Kommunikation internt i bestyrelsen
Niels Jacob appellerede til, at diskussioner ikke foregår pr. e-mail, da tonen let kan blive bliver skarp.
Vi skal svare hinanden rettidigt og ordentligt, når vi kommunikerer pr. e-mail.
Referater af generalforsamlinger og bestyrelsesmøder foreslås skrevet i et Word-dokument, som gøres tilgængeligt for bestyrelsens medlemmer på OneDrive, så alle selv kan skrive deres rettelser ind i det.
8.1.2 b. Kommunikation mellem bestyrelse og medlemmerne
Vedtægterne siger, at det er formanden, der sammen med et bestyrelsesmedlem kommunikerer til medlemmerne. Så hvis det handler om veje, er det Anna sammen med Vibeke, og hvis det er om pumper, er det formanden sammen med Anders og Niels Jacob.
Når bestyrelsen eller formanden modtager henvendelser, svarer vi hurtigt at meddelelsen er modtaget, og at vi vil behandle den på næste bestyrelsesmøde. Hvis det drejer sig om en presserende henvendelse sørger formanden sammen med mindst et bestyrelsesmedlem for, at henvendelsen bliver besvaret så hurtigt som muligt.
Når vi skriver til medlemmerne, skal det foregå fra @sejerstrande-mailadressen.
8.1.3 c. Status vedrørende nye medlemmer /inkl. #4-10)
8.1.4 d. Information og velkomstbrev til nye medlemmer
Anna har fremsendt et udkast til “Velkomstbrev” som alle gennemgår inden næste bestyrelsesmøde. Det tidligere velkomstbrev er forældet, og bliver derfor ikke fremsendt til de nye medlemmer,
9. 9. Sejer Strandes hjemmeside
9.1.1 a. Bestyrelsens vurdering af eksisterende opdeling og informationsniveau
Anna oplyste, at hun syntes at den af Preben foreslåede opdeling og antal undermapper virker fornuftigt. Dog bør enkelte mapper bytte plads. Preben var enig i Annas og Ullas forslag og bytter rundt på undermapper.
Hjemmesiden er et levende redskab, som løbende tilpasses efter behov og funktion.
9.1.2 b. Preben gennemgår sit forslag til nyt layout mv.
Anna orienterede om at Carsten Parby (nuværende webmaster) ønsker at trække sig, grundet sygdom. Preben overtager posten som webmaster og bygger en ny hjemmeside op i WordPress. Anna orienterer Parby og Ulla gør klar til, at vi kan overtage domænenavnet.
Preben aftaler proces vedr. overtagelse med Carsten Parby, og holder bestyrelsen orienteret.
10. 10. Regnskab og budget
10.1.1 a. Opdatering
Intet nyt. Se dog pkt. vedr. Ekstra omkostning for reparation af grusveje og asfaltstykket. Samt besparelse ift. budget vedr. lev. og montering af drænpumper.
11. 11. Det sociale liv i Sejer Strande
11.1.1 a. Sommerfest og fællesspisning sommeren 2022 (forslag stillet 2019/2020)
Behandles ved næste bestyrelsesmøde.
11.1.2 b. Fælles loppemarked (forslag stillet 2019/2020)
Behandles ved næste bestyrelsesmøde.
12. 12. Næste bestyrelsesmøder
15. januar klokken 14 et sted på Bülowsvej.
19. marts 2022 kl. 14-16 på Bülowsvej (primært for at forberede GF 2022)
13. 13. Generalforsamling
Generalforsamling den 24. april kl. 10 i Odden forsamlingshus.
Anna har booket forsamlingshuset i Havnebyen.
14. 14. Eventuelt
Bestyrelsen har valgt at konstituere sig med en næstformand. Niels Jacob Hansen, #17 blev valgt til denne post fra primo august 2021.