| Emne: | Referat EKSTRAORDINÆRT BESTYRELSESMØDE I GRUNDEJERFORENINGEN SEJER STRANDE torsdag 16. november 2021 kl. 20.00 – 22.00 | ||
| Sted: | Teams | ||
| Deltagere: | Anna Hallgren | #72 | Formand |
| Niels Jacob Hansen | #17 | Næstformand | |
| Ulla Lundsmark | #45 | Kasser | |
| Vibeke Graulund | #68 | Bestyrelsesmedlem | |
| Anders Vesterdahl | #52 | Bestyrelsesmedlem | |
| Preben Skovbjerg (referent) | #1 | Suppleant | |
| Bilag 1: Notat til vedhæftelse til referat fra Bestyrelsesmøde i Sejer Strande den 16. nov. 2021. Udarbejdet af: Anna Hallgren, formand og Anders Vesterdahl, bestyrelsesmedlem. | |||
| Bilag 2: Bestyrelsens replik til Annas og Anders notat. |
1 DAGSORDEN
1. Valg af referent
Preben blev valgt som referent.
2. Webhotel omfattende e-mail, hjemmeside og WordPress
– Hvor var vi/ hvor er vi/ hvor skal vi hen
Hvor var vi?
På sidste bestyrelsesmøde 9. oktober 2021 fik bestyrelsen en orientering fra formanden om, at den nuværende webmaster (Parby) ønskede at stoppe som webmaster på grundejerforeningens hjemmeside. Bestyrelsen besluttede, at Preben overtager posten som webmaster og bygger en ny hjemmeside op i WordPress.
Den praktiske proces blev aftalt:
Anna orienterer Parby om, at han vil blive kontaktet af Preben og Ulla om overtagelse af domæne mm. Preben og Ulla sørger for af foreningens hjemmeside kommer til at fungere som tidligere, bare i foreningens eget regi.
Hvor er vi?
Formanden orienterede om, hvordan hun havde overtaget rettighederne til domænet sejerstrande.dk fra den tidligere webmaster (Parby) og knyttet det til et nyt webhotel hos One.com. Efterfølgende har hun ryddet op i gamle e-mail-aliasser.
Der har været en del dialog i bestyrelsen om adgang til webhotel og hvem der har ansvaret for og har administratorrollen af hjemmesiden. Hjemmesiden og kassererens mailboks er lukket ned og skal genetableres, så viden og aftaler ikke går tabt.
Hvor skal vi hen?
Som besluttet, skal bestyrelsen hjemtage webhotel og ajourføre hjemmesiden, og fremadrettet selv varetage administratorrollen.
– Udfordringer
Overdragelse af rettighederne fra den tidligere webmaster til bestyrelsen i Sejer Strande, og sikring af bestyrelsens beslutning om, hvem der er webmaster og har ansvaret for administration af grundejerforeningens hjemmeside.
Preben gjorde opmærksom på, at han har prøvet at komme ind som gæst. Men han får ikke adgang til hverken webmail eller WordPress. Han insisterer derfor på at få administratoradgang.
Kassererens mailboks er ikke genetableret, da nedlukning af hjemmesiden ikke tog højde for sikring af denne mailboks. Ligesom kassereren endnu ikke har adgang til hjemmesiden.
– Organisation, ansvar, arbejdsområder (administrator, Webmaster og gæstebrugere)
Formanden gjorde det klart, at det for hende var afgørende, at hun har administratorrettighederne til webhotellet. Hun ser sig selv i en rolle som chefredaktør, mens Preben som webmaster udfører det praktiske arbejde. Formanden har til det brug givet Preben gæsteadgang til webhotellet, hvilket skulle gøre det muligt at oprette en hjemmeside og de nødvendige e-mailadresser. Kassereren har også fået en gæsteadgang, så hun kan tilgå sin e-mailkonto (kasserer@sejerstrande.dk).
Bestyrelsen drøftede roller og ansvar – og der var ikke enighed om formandens rolle i forhold til webhotellet. Kassereren har og er meget aktiv i dialog til grundejerne via hjemmesiden sammen med webmasteren.
Efter en længere debat blev det foreslået, at kassereren skulle overtage administratorrollen, men Anna fastholdt, at det er formanden, der skal være administrator.
Beslutning
I bestyrelsen var der således to synspunkter i forhold til hvem der skulle overtage administratorrollen fra Parby.
- Formanden er administrator.
- Kassereren er administrator
Det kom herefter til en afstemning om, hvem administrationsrettighederne til webhotellet skulle overdrages til fra den tidligere webmaster (Parby)
Afstemning blev gennemført med dette resultat:
Formand Anna og Anders stemte for, at formanden skulle være administrator af webhotellet.
Flertallet, Niels Jacob, Ulla og Vibeke, stemte for, kassereren skulle være administrator.
3. Det tekniske – status og hvem gør hvad
– Domæne (DK Hostmaster)
– Webhotel (One.com)
– Overdragelse, drift og vedligehold af domæne og webhotel
Ulla og Preben laver herefter en plan for overdragelsen af domænenavnet til grundejerforeningen og webhotellet til kassereren.
Anna sørger for at overfører de nødvendige rettigheder til Ulla og Preben.
4. Eventuelt
– Udskiftning af foreningens EL-skab (NJ)
– Status af spuling af fællesdræn og private dræn (NJ/AS)
På grund af den sene fremskredne tid på mødet pålagde formanden Niels-Jacob pr. mail at give bestyrelsen en status vedrørende spuling af dræn og tilbud på nyt EL-skab, som skal sættes op i forbindelse med opsætningen af hjertestarteren. Det nuværende skab med tavler er påvirket af den tætte afstand til saltvand.
Herefter blev mødet hævet.