| Emne: | Referat EKSTRAORDINÆRT BESTYRELSESMØDE I GRUNDEJERFORENINGEN SEJER STRANDE torsdag den 16. november 2021 kl. 20.00 – 22.00 | ||
| Sted: | Teams | ||
| Deltagere: | Anna Hallgren | #72 | Formand |
| Niels Jacob Hansen | #17 | Næstformand | |
| Ulla Lundsmark | #45 | Kasser | |
| Vibeke Graulund | #68 | Bestyrelsesmedlem | |
| Anders Vesterdahl | #52 | Bestyrelsesmedlem | |
| Preben Skovbjerg (referent) | #1 | Suppleant | |
| Bilag 1: Notat til vedhæftelse til referat fra Bestyrelsesmøde i Sejer Strande den 16. nov. 2021. Udarbejdet af: Anna Hallgren, formand og Anders Vesterdahl, bestyrelsesmedlem. | |||
| Bilag 2: Bestyrelsens replik til Annas og Anders notat. |
1 DAGSORDEN
1. Valg af referent
Preben blev valgt som referent.
2. Webhotel omfattende e-mail, hjemmeside og WordPress
– Hvor var vi/ hvor er vi/ hvor skal vi hen
Hvor var vi?
På sidste bestyrelsesmøde 9. oktober 2021 fik bestyrelsen en orientering fra formanden om, at den nuværende webmaster (Parby) ønskede at stoppe som webmaster på grundejerforeningens hjemmeside. Bestyrelsen besluttede, at Preben overtager posten som webmaster og bygger en ny hjemmeside op i WordPress.
Den praktiske proces blev aftalt:
Anna orienterer Parby om, at han vil blive kontaktet af Preben og Ulla om overtagelse af domæne mm. Preben og Ulla sørger for af foreningens hjemmeside kommer til at fungere som tidligere, bare i foreningens eget regi.
Hvor er vi?
Formanden orienterede om, hvordan hun havde overtaget rettighederne til domænet sejerstrande.dk fra den tidligere webmaster (Parby) og knyttet det til et nyt webhotel hos One.com. Efterfølgende har hun ryddet op i gamle e-mail-aliasser.
Der har været en del dialog i bestyrelsen om adgang til webhotel og hvem der har ansvaret for og har administratorrollen af hjemmesiden. Hjemmesiden og kassererens mailboks er lukket ned og skal genetableres, så viden og aftaler ikke går tabt.
Hvor skal vi hen?
Som besluttet, skal bestyrelsen hjemtage webhotel og ajourføre hjemmesiden, og fremadrettet selv varetage administratorrollen.
– Udfordringer
Overdragelse af rettighederne fra den tidligere webmaster til bestyrelsen i Sejer Strande, og sikring af bestyrelsens beslutning om, hvem der er webmaster og har ansvaret for administration af grundejerforeningens hjemmeside.
Preben gjorde opmærksom på, at han har prøvet at komme ind som gæst. Men han får ikke adgang til hverken webmail eller WordPress. Han insisterer derfor på at få administratoradgang.
Kassererens mailboks er ikke genetableret, da nedlukning af hjemmesiden ikke tog højde for sikring af denne mailboks. Ligesom kassereren endnu ikke har adgang til hjemmesiden.
– Organisation, ansvar, arbejdsområder (administrator, Webmaster og gæstebrugere)
Formanden gjorde det klart, at det for hende var afgørende, at hun har administratorrettighederne til webhotellet. Hun ser sig selv i en rolle som chefredaktør, mens Preben som webmaster udfører det praktiske arbejde. Formanden har til det brug givet Preben gæsteadgang til webhotellet, hvilket skulle gøre det muligt at oprette en hjemmeside og de nødvendige e-mailadresser. Kassereren har også fået en gæsteadgang, så hun kan tilgå sin e-mailkonto (kasserer@sejerstrande.dk).
Bestyrelsen drøftede roller og ansvar – og der var ikke enighed om formandens rolle i forhold til webhotellet. Kassereren har og er meget aktiv i dialog til grundejerne via hjemmesiden sammen med webmasteren.
Efter en længere debat blev det foreslået, at kassereren skulle overtage administratorrollen, men Anna fastholdt, at det er formanden, der skal være administrator.
Beslutning
I bestyrelsen var der således to synspunkter i forhold til hvem der skulle overtage administratorrollen fra Parby.
- Formanden er administrator.
- Kassereren er administrator
Det kom herefter til en afstemning om, hvem administrationsrettighederne til webhotellet skulle overdrages til fra den tidligere webmaster (Parby)
Afstemning blev gennemført med dette resultat:
Formand Anna og Anders stemte for, at formanden skulle være administrator af webhotellet.
Flertallet, Niels Jacob, Ulla og Vibeke, stemte for, kassereren skulle være administrator.
3. Det tekniske – status og hvem gør hvad
– Domæne (DK Hostmaster)
– Webhotel (One.com)
– Overdragelse, drift og vedligehold af domæne og webhotel
Ulla og Preben laver herefter en plan for overdragelsen af domænenavnet til grundejerforeningen og webhotellet til kassereren.
Anna sørger for at overfører de nødvendige rettigheder til Ulla og Preben.
4. Eventuelt
– Udskiftning af foreningens EL-skab (NJ)
– Status af spuling af fællesdræn og private dræn (NJ/AS)
På grund af den sene fremskredne tid på mødet pålagde formanden Niels-Jacob pr. mail at give bestyrelsen en status vedrørende spuling af dræn og tilbud på nyt EL-skab, som skal sættes op i forbindelse med opsætningen af hjertestarteren. Det nuværende skab med tavler er påvirket af den tætte afstand til saltvand.
Herefter blev mødet hævet.
——————————- 1
NOTAT TIL VEDHÆFTELSE TIL REFERATET FRA
BESTYRELSESMØDET i GRUNDEJERFORENINGEN SEJER STRANDE afholdt tirsdag den 16. november 2021
Dato: 29 november 2021
Udarbejdet af: Anna Hallgren, formand, Anders Singh Vesterdahl, bestyrelsesmedlem.
Referatet fra Bestyrelsesmødet i Sejer Strande den 16. november 2021 kan ikke accepteres/godkendes. Det er behæftet med mange fejl og mangler, og de helt centrale punkter er udeladt. Dette er meddelt referenten og bestyrelsen efter modtagelse af referat.
Referatet skal tegne et retvisende historisk billede for både bestyrelsen og foreningens medlemmer. Set i lyset af mødets udfald, er det væsentligt at der er klarhed i forløbet i forhold til de konsekvenser som tydeligt blev adviseret på bestyrelsesmødet inden afstemningen.
Derfor dette notat, der skal vedhæftes referatet.
Forløbet i 6 hovedpunkter
1. Indkaldelse
Niels Jacob og Ulla anmoder om ekstra bestyrelsesmøde vedr. administratorrollen til Sejer Strandes donæne og webhotel.
Anna indkalder.
Til belysning af de administrative og tekniske forhold havde Anna inden mødet udarbejdet et notat som beskriver status og tiltag for processen vedr. foreningens ejerskab af domænenavn (juridisk person v. formanden) og den praktiske adgang for webmaster og kasserer.
Notatet blev fremsendt som bilag til dagsorden.
2. Dagsorden
Niels Jacob fremsender forslag til dagsordenspunkt om afstemning, at formanden fratages administratorrollen og at den overdrages til Preben, som er suppleant, og dermed er udenfor bestyrelsen.
Anna har siden generalforsamlingen 2020 stået for den daglige drift, vedligehold og udvikling af hjemmesiden i tæt samarbejde med Carsten Parby som den formelle administrator og webmaster. Ulla har ikke på noget tidspunkt i den samme periode været involveret i hjemmeside og webhotel, og har tydeliggjort at det ej heller er ønsket.
Anna opstillede og blev valgt til formandsposten i 2020 bl.a. med ønske om ”At fremme hjemmesiden og øge kontakten til medlemmerne baseret på åbenhed, transparens og tillid.” (jf. referat fra GF 2020).
Valg af administratorrolle får indflydelse på bestyrelsens kommunikation med medlemmer, myndigheder og samarbejdspartnere.
2Anna ønskede naturligt, som formand, at fortsætte som administrator efter Carsten trak sig af helbredsmæssige årsager.
Preben havde inden afstemningen meddelt bestyrelsen, at han ikke havde tillid til formanden, og at han på ingen måde ønskede at samarbejde med formanden.
Han skulle nok klare alt med hjemmesiden mv. uden indblanding af nogen. Denne holdning om tilsidesættelse af de almindelige og gældende spilleregler var udmeldt til formanden inden mødet, og kom naturligvis i stor fokus hos formanden ift. sin holdning til rollefordeling.
3. Afståelse
Anna meddelte bestyrelsen, at hun som formand ikke ville afstå administratorretten, og ikke kan se sig forvalte formandsposten uden til enhver tid at sikre sig mulighed for indblik i foreningens kommunikation, samt at sikre kvalitet, faglighed og saglighed.
Konsekvensen ville være at fratræde som formand.
Anders meddelte samtidig at han, hvis Anna trak sig, ville fratræde som bestyrelsesmedlem, samt som formand i badebros-teamet. Anders oplyste også, at Nils Pinholt #70 samtidig vil trække sig fra sin rolle som superviser i badebrosteamet og konsulent for bestyrelsen vedr. foreningens tekniske anlæg. Vibeke kvitterede med at ”nu bliver det alvorligt”.
Niels Jacob ønskede inden og under mødet at der skulle stemmes om, at Anna overdrager administratorrollen til Preben. Da Preben er suppleant uden bestyrelses-ansvar, oplyste Anna at Preben derfor ikke kan være administrator, da det tidligere er besluttet at den rolle skal ligge hos bestyrelsen. Dette blev godkendt.
Niels Jacob, Ulla og Vibeke ønskede derefter administratorrollen overdraget til Ulla.
4. Afstemning
Derefter gik vi til afstemning på:
- Administratorrollen forbliver hos formanden ved formand@sejerstrande.dk
- Administratorrollen overdrages til kassereren ved kasserer@sejerstrande.dk
5. Resultat
Anna og Anders stemte for at administratorrollen bliver hos formanden.
Niels Jacob, Ulla og Vibeke stemte for, at Anna overdrager administratorrollen til kassereren.
6. Konsekvens
Dette forløb er præget af mistillid til Anna og hendes formandsarbejde, når der skal stemmes om sådan et emne.
De emner, arbejdsområder og værdier som formanden gik til valg på, kan ikke gennemføres uden et tæt og tillidsfuldt samarbejde i bestyrelsen. Hverken Anna eller Anders kan se sig arbejde under de forudsætninger og retningslinjer som den resterende bestyrelse praktiserer.
Derfor har Anna og Anders valgt at trække sig fra bestyrelsen i Sejer Strande, med de følger som er nævnt i pkt. 3. Officiel udmelding følger.
——————————————-
Bestyrelsens svar på Annas og Anders’ notat
Bestyrelsen erkender, at det er en fejl, at det ikke blev ført til protokols, at Anna og Anders tilkendegav, at de ville udtræde af bestyrelsen, såfremt forslaget om at overdrage administratorrettighederne til foreningen ved kassereren blev vedtaget.
Men vi har ikke ønsket at medvirke til at eskalere uenigheden, der opstod fordi Anna fik den tidligere webmaster, Carsten Parby, til at overføre rettighederne til domænet sejerstrande.dk til hende personligt i stedet for til foreningen, som besluttet på bestyrelsesmødet 9. oktober. For at overtage et domæne skal man legitimere sig med et medarbejder-NemID, og kassereren er den eneste, der har et sådant ID som repræsentant for grundejerforeningen. Derfor besluttede bestyrelsen i oktober, at domænet skulle overføres til kassereren.
Og på samme måde var det i strid med bestyrelsens beslutning, at Anna lod webhotellet overføre til sig selv. Deraf den mistillid, der kom til udtryk på bestyrelsesmødet.
Som det fremgår, har arbejdet med at vedligeholde foreningens hjemmeside været outsourcet til en ekstern samarbejdspartner. Så bestyrelsens arbejde har i den forbindelse i hovedsagen bestået i at sende diverse referater til webmasteren – en opgave, der i vidt omfang har været varetaget af kassereren. Men uanset hvem, der har administratorrollen, så foregår kommunikationen på hjemmesiden efter opdrag af bestyrelsen og på vegne af bestyrelsen.
